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国际会议

申报范围

        在我国境内(不含港澳台地区)举办的、与会者来自3个或3个以上国家和地区(不含港澳台地区)的会议、论坛、研讨会、报告会、交流会等都属于国际会议,均需报教育部审批。

只有中方和外方参加不属于国际会议,应为双边会议,也需申报,管理办法参见国际会议。

举办要求

  1. 根据教育部有关文件精神,在华举办国际会议实行上报审批制度,学校和单位不得自行审批国际会议。在获得教育部正式会议批复前,任何单位和个人不得对外承诺举办会议、发布正式的会议通知或邀请。如校内单位举办或承办国际会议,通过其他途径上报国家相关部委获得批准,请在办会前至国际处备案。
  2. 不得为提高会议规格,随意使用“高峰论坛”、“峰会”、“国际论坛”、“世界大会”、“全球大会”、“高层会议”、“首届”、“第一届”等称谓。从严限制国际会议形成固定年会或例会的机制。
  3. 会议时间,包括报到和离会,应在5 天之内。
  4. 原则上不邀请外国政要、前政要及外国驻华使(领)馆人员参加在华举办的国际会议;如确有必要邀请外国驻华使节、外国副部级以上政要、前政要出席的,须经教育部报外交部备案或报国务院审批。对于外方主办,我方承办或我与外方合办的国际会议,必须坚持以我为主、为我所用。
  5. 会期和会议地点应避免与国家举办的重大国际性活动冲突。
  6. 根据教育部规定,国际会议的申请分为预报计划和正式申报两个阶段。预报后经教育部审核列入年度计划后方可申报。

 

会议类别

  • 重大国际会议

1.联合国下属机构和各专门机构的大会与特别会议;

2.联合国系统以外的政府间和非政府间重要国际组织的大会与特别会议;

3.事关我核心利益、涉及重大敏感问题以及重要国际问题的国际会议;

4.外宾人数在100人以上或会议总人数在400人以上的社科类国际会议,以及外宾人数在300人或会议总人数在800人以上的自然科学技术专业领域的专业或学术性国际会议;

5.外国政府正部长及其以上官员或前国家元首、政府首脑出席的高级别国际会议;

6.邀请党和国家领导人出席的国际会议。

  • 一般性国际会议
  1. 外宾人数在100人以下或会议总人数400人以下的一般性国际会议;
  2. 外宾人数在300人以下或会议总人数在800人以下的自然科学技术领域的专业或学术性国际会议;
  • 小型自然科学技术类国际会议:不涉及敏感政治问题,外宾人数30人以下的自然科学技术类国际会议。

 

举办流程

一、上报网址

中国教育系统学术会议平台http://econf.hust.edu.cn

(请使用谷歌浏览器或360浏览器极速模式)

国际会议报批平台使用帮助

二、上报流程

国际会议的申请分为预报计划和正式申报两个阶段。预报经教育部审核列入年度计划后方可申报。

  1. 预报

(1)每年9月-10月,校内单位在线填写下一年度国际会议(含一般和重大)的预报,学校管理员10月底前做初步审核上报教育部。经教育部11月份审核列入年度计划后方可申报 。
(2)每年3月可补填本年度下半年一般国际会议预报,经审核列入年度计划后方可申报。

(3)外宾人数30人以下的小型自然科学技术类国际会议(不涉及敏感问题)可不预报会议计划,但校内单位须至少在会前3个半月在平台中填写会议申报表,并由外事部门在会前3个月网上提交请示批文。

预报流程图

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2.正式申报

(1)经预报列入计划的国际会议,会议负责人须至少在会前3个月在平台申报一般性会议,须至少在会前5个月申报重要会议。除小型自然科学领域的会议外,根据规定未经预报的国际会议将不予补报。

(2)如涉及异地办会,会议负责人须在申报时提交会议举办地省外办批复件。

(3)如果有境外组织参与,应对其写明简要介绍,若确认是NGO(境外非政府组织)或境外非政府组织赞助的国际会议,须按境外非政府组织境内活动管理法规定提前到公安机关进行备案并在线申报会议时提交公安部许可函扫描件。

(4)中国港澳台地区代表名字需用中文。

(5)国外代表的单位和职称职务应为中文,如若为官员或者重要组织负责人,也需注明翻译的中文名。

申报流程图

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三、会议筹备

  1. 经教育部批准同意申办或举办的国际会议,有关单位在对外申办或举办过程中不得做出超出授权范围的承诺或承担额外的义务,不得随意改变会议性质、规模、规格或额外成立机构、签订协议、安排调研、承诺下次会议等。
  2. 校内主办单位收到会议批复后,由主办单位负责向出席会议的国外代表发正式邀请函,落实经费来源、会场及会议所需设施等,确保会议顺利召开。
  3. 如需为参会外籍代表发放访问签证邀请函,建议会议负责人在会议召开前至少一个月向国际处提交申请。申请访问签证邀请函所需材料请在国际处网站“境外专家-签证事宜”中查看。
  4. 在会议的筹备及举办过程中,会议主办单位和学术负责人必须严格把关,防止出现”两个中国”和”一中一台”等敏感问题,尤其是会议的论文集和所有文字材料中不得出现此类问题。

四、会议总结

1、会议负责人须在会议结束后2个月内,在国际会议报批平台将会议的学术总结(至少3000字)、统计表、重要照片3-5张(JPG格式,3500*2500像素)、 论文集(1份)、到会国内外代表名单等材料提交到平台。

2、会议照片可包括开幕式,会议代表合影,会场全景,会议发言人,会议重要活动,主席台,闭幕式等,须注明照片上人员的姓名、工作单位、职衔、时间、地点。

3、国际会议学术总结须述明:

(1)会议名称、时间、地点、主办单位和学术负责人,与会中、外宾实到人数(港、澳、台学者列入中方代表),收到中、外论文数,论文集出版情况(注:不要采用答问形式撰写);

(2)会议的主题、主要报告的基本内容和分组交流情况,国际上本学科的动向、趋势、水平和评价;

(3)与会国内外著名学者的最新研究成果和动向;收获和成果,对会议学术水平的评价和效益评估,通过会议反映出来的我国在该学科领域内的水平和国际水平的差距,存在的问题和建议;

(4)总结报告由会议学术负责人组织撰写和签名,如以单位名义撰写,署明联系人,联系电话和Email地址。外事处或国际处将对总结内容是否丰富、翔实和完整进行审核。

五、会议更改

获批会议不得随意更改会议名称、主题、会议性质、规模、会议地点和时间。如确需更改,须在原定会议时间的前2个月在平台上填写更改说明申请。

 

 

国际会议 联系人  解毅 58800312,刘涛 58808908